Cómo eliminar tus datos de la plataforma Wuama

Hay tres casos:

1. eres una empresa que usa Wuama, o una persona de su equipo;
2. escribiste por WhatsApp a una empresa que usa Wuama;
3. iniciaste sesión con Facebook al conectar el WhatsApp Business de una empresa a Wuama.

Si solo te apuntaste a la lista de espera de la web wuama.ai, sigue la política de privacidad de la web (https://wuama.ai/privacy-policy).

Para cualquier solicitud, el canal es el correo info@wuama.ai. Te confirmaremos que la hemos recibido y te daremos un número de solicitud. Con él puedes preguntar en cualquier momento cómo va. Respondemos en el plazo de un mes, ampliable en dos meses más si la solicitud es compleja; si lo ampliamos, te lo diremos dentro del primer mes. Si no podemos borrar algo, te explicaremos por qué.

Una empresa tiene tres formas de sacar sus datos de Wuama:

• pausar o desconectar una fuente: deja de llegar nada nuevo, pero no se borra nada (1.1);
• dar de baja una fuente, o borrar una sola conversación de WhatsApp: se borra en el acto (1.2);
• los plazos de conservación: lo que vence se borra solo (1.3).

Para borrar la empresa entera, o lo que no se puede hacer desde la pantalla, se escribe al equipo de Wuama (1.4).

1.1 · Deja de recibir datos nuevos

Solo pueden hacerlo quienes administran la organización en Wuama.

• Cualquier fuente de la Biblioteca (base de datos, Google Drive, buzón compartido, WhatsApp): en Wuama, entra en Biblioteca → Fuentes y pulsa Pausar en la fila de la fuente. Desde ese momento la plataforma deja de traer o guardar nada nuevo de esa fuente. Pausar no borra nada y se puede deshacer con Reanudar.
• El WhatsApp Business de tu móvil, si lo conectaste con Meta: en la app WhatsApp Business, desconecta la cuenta de Business Platform desde los ajustes de la cuenta. Meta nos avisa; la plataforma deja de recibir tus mensajes y borra la autorización de acceso que Meta le había dado para tu cuenta. Las conversaciones ya guardadas no se borran por desconectar (1.2).
• Un número de la API de WhatsApp en la nube (alta manual): pausa o da de baja la fuente en Wuama y borra también la configuración del aviso de mensajes (webhook) en tu propia app de Meta. Esa configuración vive en tu cuenta de Meta y Wuama no la toca.
• Tus conectores personales (por ejemplo, Google Calendar, Gmail o Google Tasks): desconéctalos en la pantalla de conectores. La plataforma borra la credencial y, cuando el proveedor lo permite, revoca también el acceso en el propio proveedor. Una copia antigua, cifrada, de las credenciales guardadas antes de un cambio interno puede seguir guardada aunque se desconecte el conector.

1.2 · Da de baja una fuente y borra sus datos

En Biblioteca → Fuentes, cada fuente conectada tiene, además de «Pausar», el botón «Dar de baja y borrar sus datos». Solo lo ven y lo pueden usar quienes administran la organización en Wuama. No aparece en las fuentes propias de la plataforma, las que alimentan la Biblioteca de serie.

Antes de borrar nada, la plataforma explica qué se va a borrar y avisa de que no se puede deshacer. Además, pide que escribas el nombre exacto de la fuente, y el servidor vuelve a comprobar ese nombre.

Qué se borra, siempre lo que viene de esa fuente (los efectos en otras empresas de tu organización, en el apartado 4):

• la autorización de acceso guardada (la credencial). Es lo primero que se borra;
• los adjuntos guardados: las fotos, los audios, los vídeos y los documentos que llegaron por WhatsApp. Se borran antes que ninguna otra cosa, y después se comprueba que ya no están;
• los documentos y conversaciones que la fuente aportó a la Biblioteca, también los que solo podían ver algunas personas;
• lo guardado para buscarlos por significado: sus trozos de texto y sus vectores;
• sus enlaces con clientes, proveedores y otras entidades, y la lista de quién podía leerlos;
• las citas que las afirmaciones de la Biblioteca hacían de ellos, y los apuntes que copiaban su texto;
• lo que el bibliotecario (el agente que ordena la Biblioteca) tenía pendiente, propuesto o registrado sobre ellos;
• los datos de contacto (correo, dominio o teléfono) que la fuente aportó para enlazar mensajes con clientes;
• los clientes, proveedores y demás entidades que solo venían de esa fuente, con sus enlaces, sus contactos y sus reglas de visibilidad. Las que vienen también de otra fuente se quedan, sin lo que les puso esta;
• el registro de las consultas en vivo que los agentes hicieron a esa base de datos;
• y la propia fuente.

Además:

• WhatsApp conectado con Meta (la coexistencia): antes de borrar la autorización, la plataforma pide a Meta que retire la suscripción de Wuama a tu cuenta de WhatsApp Business. Si Meta no responde o lo rechaza, la baja sigue igual y te lo decimos. Entonces, revísalo en tu cuenta de Meta.
• Google Drive o un buzón de Gmail: antes de borrar la autorización, la plataforma revoca en Google el permiso que diste al conectar la fuente, pero solo si es el último uso de esa cuenta de Google en Wuama. Google retira de una vez todos los permisos que una cuenta dio a la aplicación de Wuama. Por eso la plataforma no revoca si otra conexión de Wuama usa la misma cuenta o si no sabe qué cuenta es. En esos casos, y también si Google no responde, te pide que quites tú el acceso de Wuama desde tu cuenta de Google si ya no lo usas.
• El nombre de un cliente copiado en conversaciones de WhatsApp. Cuando una conversación de WhatsApp se enlaza con un cliente de la Biblioteca, la plataforma pone el nombre de ese cliente en el título de la conversación y como nombre de quien habla en cada mensaje suyo. Si la baja borra a ese cliente:
  • en esas conversaciones su nombre se sustituye por su número de teléfono (los nueve últimos dígitos, sin prefijo de país), en el título y en quien habla;
  • la conversación se queda, sin el enlace;
  • esto alcanza a las conversaciones de todas las empresas de tu organización en Wuama que estaban enlazadas con ese cliente;
  • el resto del texto de los mensajes no se toca: si el cliente escribió su nombre, o la empresa lo nombró al contestarle, esas palabras siguen ahí.
• Las afirmaciones deducidas («hechos») que solo se apoyaban en esa fuente también se borran. Las que se apoyan además en otra fuente se quedan (apartado 4).
• Las notas de memoria de los agentes de la empresa que llevan anotado que salieron de esa fuente también se borran. En las que no guardan de dónde salieron, el teléfono de sus conversaciones y los nombres de las entidades que borra la baja se sustituyen por «dato suprimido» (apartado 4).

Al terminar, la plataforma te dice cuántos documentos, adjuntos y entidades se borraron. El registro técnico de la baja guarda solo cuentas y referencias internas: ni nombres, ni títulos, ni teléfonos, ni el contenido.

Si algo falla al borrar los adjuntos, no se borra nada más: la fuente se queda pausada y sin su autorización, y puedes repetir la baja hasta que termine. Repetirla no borra dos veces lo mismo.

No se puede deshacer. Lo que sigue existiendo después de una baja se explica en el apartado 4.

Una sola conversación de WhatsApp. Quien administra la organización también puede borrar una sola conversación, por ejemplo a petición de la persona con la que se habló: búscala en la Biblioteca y, en su detalle, pulsa «Borrar esta conversación». Para confirmar, hay que escribir las cuatro últimas cifras de su teléfono. Se borran la conversación y sus adjuntos, lo guardado para buscarla, sus enlaces, las afirmaciones que solo se apoyaban en ella y las notas de memoria de la empresa que llevan anotado que salieron de ella. El número sigue conectado: si esa persona vuelve a escribir, se guarda de nuevo. No se puede deshacer. Lo que no alcanza se explica en el apartado 4.

1.3 · Lo que se borra solo: los plazos de conservación

La plataforma revisa los plazos al arrancar y una vez cada 24 horas. Lo que vence se borra así:

• un mensaje vencido sale del texto de su conversación, y se borra lo guardado para buscarla por significado. Si la empresa tiene activada esa búsqueda, se vuelve a calcular con lo que queda;
• un documento o una conversación entera se borran con la misma supresión que la baja (1.2), salvo la de la memoria de los agentes: lo guardado para buscarlos, sus enlaces y sus citas.

En los dos casos se aplican las excepciones del apartado 4.

• Conversaciones de WhatsApp: cada mensaje se conserva 24 meses desde su fecha, salvo que la empresa haya fijado otro plazo.
  • Cuando un mensaje cumple su plazo, se borra ese mensaje, no la conversación entera.
  • La conversación sigue con los mensajes más recientes y se borra entera cuando ya no le queda ninguno dentro de plazo.
• Adjuntos de WhatsApp: se borran por meses. Los de un mes se borran cuando ha vencido el mes entero, así que un adjunto puede durar hasta un mes más que el mensaje con el que llegó.
• Las demás fuentes (base de datos, Google Drive, buzones): solo tienen plazo si la empresa lo fijó al conectarlas. Hoy eso solo se puede hacer al conectar una base de datos.
  • Vencido el plazo, sus documentos se borran.
  • En una base de datos o en Google Drive, el plazo cuenta desde la última vez que la plataforma copió el documento: lo que el origen sigue teniendo se vuelve a copiar.
  • Sin plazo fijado, no se borran por tiempo.

1.4 · Borrar toda la empresa, o pedir otro borrado

Escribe a info@wuama.ai desde el correo de quien administra tu organización en Wuama. Indica el nombre de tu empresa y qué quieres borrar:

• Toda la empresa. La borra el equipo de Wuama: solo los superadministradores de la plataforma pueden hacerlo.
  • Antes, la plataforma desconecta las cuentas conectadas de la empresa y después da de baja cada una de sus fuentes, como en el apartado 1.2. Si algo de eso no se puede hacer, la empresa no se borra y se vuelve a intentar.
  • Desconectar esas cuentas es revocar el acceso en cada proveedor y borrar las credenciales que guardamos, también sus copias antiguas cifradas, los enlaces de conexión pendientes y las automatizaciones que tuvieran en el proveedor de conectores. El acceso puede seguir activo en el proveedor si este no permite revocarlo; si la revocación falla siempre y el equipo de Wuama ordena borrar las credenciales sin revocarlo (queda anotado), o si la misma cuenta de Google sigue conectada en otra empresa de Wuama, para no cortarla. En esos casos, quien la conectó puede retirarlo desde su cuenta del proveedor si ya no lo usa (por ejemplo, en los permisos de su cuenta de Google).
  • Después borra las conversaciones de sus personas con los agentes, la memoria de sus agentes, el resto de su Biblioteca, los registros de sus turnos y su configuración, además de sus miembros y sus sesiones, los números y los mensajes del canal de WhatsApp de Wuama, el libro de consumo y sus ficheros guardados.
  • Se conservan los registros de facturación, por obligación legal; los registros de consentimiento, como prueba, y lo que guardan otros sistemas de Wuama con los que trabajan los agentes (apartado 4).
• Las conversaciones con un cliente concreto, por ejemplo porque te lo ha pedido: puedes borrarlas tú (1.2) o darnos su número de teléfono con el prefijo del país.
• Cualquier otra cosa que no puedas hacer tú desde la plataforma.

Te avisaremos cuando esté hecho.

1.5 · Si eres una persona del equipo

• Tus conversaciones con los agentes: puedes borrarlas tú desde la plataforma. El borrado es real: se van los mensajes y lo que la plataforma apuntó de esos turnos.
• Tu cuenta de usuario: pídeselo a un administrador de tu empresa, que puede retirarte el acceso, o escríbenos a info@wuama.ai desde el correo de tu cuenta para borrarla del todo.

Algunas empresas conectan su WhatsApp Business a Wuama para guardar y organizar las conversaciones con sus clientes. En ese caso, la empresa es la responsable de tus datos y Wuama los trata solo por su cuenta.

Qué datos tuyos puede tener la plataforma, solo desde que la empresa conectó su WhatsApp:

• tu número de teléfono y el nombre de tu perfil de WhatsApp;
• los mensajes que enviaste a esa empresa y, si conectó el WhatsApp Business de su móvil, lo que te contestó;
• las fechas y horas de esos mensajes;
• los audios, fotos, vídeos y documentos que enviaste;
• si compartiste una ubicación, su nombre y su dirección;
• si tu teléfono coincide con el de un cliente en los registros de esa empresa, o de otra empresa de su misma organización en Wuama, el enlace entre la conversación y esa ficha de cliente. En ese caso, el nombre de la ficha aparece en el título de la conversación y en tus mensajes.

Cuánto tiempo: cada mensaje, como máximo 24 meses desde su fecha, salvo que la empresa haya fijado otro plazo. Todo se borra antes si la empresa da de baja su número en Wuama o borra tu conversación (apartado 1.2).

Cómo pedir que se borren:

1. Pídeselo a la empresa a la que escribiste. Es quien decide sobre tus datos y puede pedirnos que los borremos.
2. O escríbenos a info@wuama.ai con:
   • el nombre de la empresa a la que escribiste por WhatsApp;
   • tu número de teléfono con el prefijo del país.

   Podemos pedirte que demuestres que el número es tuyo. Avisaremos a la empresa de tu solicitud y te responderemos a ti en todo caso. La empresa puede borrar tu conversación sin tocar las demás; si vuelves a escribirle, se guardará de nuevo.

Si borras un mensaje en WhatsApp, por ejemplo con «Eliminar para todos», eso no lo borra de la plataforma. Para que se borre, pídelo por una de estas dos vías.

La plataforma usa el inicio de sesión de Facebook (Facebook Login for Business) en un único caso: cuando un administrador conecta el WhatsApp Business de su empresa con Meta. No se puede entrar en Wuama con una cuenta de Facebook.

Qué guardamos de ese inicio de sesión:

• Nada de tu perfil de Facebook: ni tu nombre, ni tu correo, ni tu foto, ni tu identificador de Facebook.
• La autorización de acceso («token») que Meta da a Wuama para esa cuenta de WhatsApp Business. Se guarda cifrada.
• Los identificadores que da Meta: el de la cuenta de WhatsApp Business, el del número, el número tal como se muestra y el nombre verificado de la empresa.
• Qué usuario de la plataforma hizo la conexión y cuándo.

Cómo retirar el acceso y borrar esos datos:

1. Retira el acceso a Wuama. Puedes hacerlo de dos formas:
   • en la app WhatsApp Business: desconecta la cuenta de Business Platform desde los ajustes de la cuenta. Meta nos avisa y la plataforma borra la autorización de acceso. Los identificadores y las conversaciones se quedan hasta el paso 2;
   • en Facebook: en la configuración de apps y sitios web, o en la de integraciones de empresa, elimina la app de Wuama.
2. Borra los datos. Un administrador de la empresa puede dar de baja la fuente (apartado 1.2): se borran la autorización, los identificadores y, con la fuente, todas las conversaciones y los adjuntos de ese número. También puedes pedírnoslo en info@wuama.ai.

Dar de baja una fuente o borrar una conversación (1.2) y los plazos (1.3) borran sus datos. Esto es lo que no alcanzan, o no alcanzan en el acto:

• Copias de seguridad. La base de datos se copia cada noche y cada copia se conserva 30 días; después pasa hasta 7 días más en la papelera del almacenamiento. Además, la base de datos se puede recuperar a cualquier momento de los 7 últimos días, y un fichero borrado del almacenamiento pasa 7 días en su papelera. Lo borrado desaparece de las copias cuando caducan; mientras tanto, solo se usan para recuperar el servicio tras un fallo o para comprobar que se pueden recuperar.
• Registros técnicos. Los registros del servidor se borran solos a los 30 días. De una baja solo guardan cuentas y referencias internas.
• Afirmaciones deducidas («hechos»). Las que solo se apoyaban en los datos borrados se borran. Las que se apoyan también en otra fuente se quedan, y no se cambia el nombre de un cliente borrado si aparece en su texto.
• Notas de memoria de los agentes. La baja de una fuente y el borrado de una conversación borran las notas de la empresa que llevan anotado que salieron de esos datos. En las que no guardan de dónde salieron, como las antiguas, solo sustituyen por «dato suprimido» el teléfono de las conversaciones borradas y, en la baja, los nombres de las entidades que borra; el resto de su texto se queda. No tocan las notas que salieron de otros datos, las de otras empresas de la organización ni las copias de la memoria que guardan otros sistemas de Wuama, y los plazos (1.3) no alcanzan la memoria. Cualquier nota se puede retirar a mano, una a una, desde la memoria, y pasa a una papelera que se vacía a los 30 días.
• Lo que se copió a otros sitios. La baja, el borrado de una conversación y los plazos no lo encuentran, porque ahí no queda constancia del documento del que salió:
  • las conversaciones con los agentes: si un agente citó esos datos en una respuesta, la cita sigue ahí hasta que se borre esa conversación;
  • el registro privado de cada turno de agente, con los datos que el agente vio. Se compacta a los 12 meses y se borra a los 24;
  • los extractos que el bibliotecario envió a otros sistemas de Wuama para ordenar la Biblioteca;
  • cuando un mensaje de WhatsApp vence por plazo (1.3), las citas o notas que copiaran su texto;
  • los apuntes sacados de una conversación abierta a toda la empresa copian su título: conservan el nombre del cliente aunque la conversación se anonimice.
• El texto de los mensajes. Cuando se borra un cliente, en sus conversaciones de WhatsApp solo se cambia su nombre en el título y en quien habla. El resto del texto de los mensajes no se toca.
• Una sola conversación. Borrarla (1.2) no borra al cliente de la Biblioteca con el que estaba enlazada: solo se va el enlace. Por eso su nombre puede seguir en las notas de memoria que no guardan de dónde salieron.
• Al borrar una empresa. Se conservan los registros de facturación, por obligación legal; los registros de consentimiento, como prueba, y lo que guardan otros sistemas de Wuama con los que trabajan los agentes (1.4).
• Empresas de una misma organización. En Wuama, los clientes, los proveedores y las demás entidades de la Biblioteca, y las afirmaciones sobre ellos, son comunes a todas las empresas de una misma organización. Por eso:
  • una conversación de WhatsApp de una empresa se enlaza con un cliente aunque ese cliente venga de la base de datos de otra empresa de la organización;
  • dar de baja una fuente en una empresa puede borrar un cliente que también aparecía en otra empresa de la organización, quitar el enlace de sus conversaciones allí y cambiar en ellas su nombre por su teléfono;
  • la misma baja puede borrar o cerrar afirmaciones escritas desde otra empresa de la organización;
  • las cuentas que ve quien da de baja la fuente pueden incluir esos efectos en las otras empresas.
• Registro de cambios de configuración. La plataforma anota quién cambió qué ajuste de la cuenta y cuándo, sin valores secretos. Ese registro no se borra nunca.
• Obligaciones legales. Guardamos lo que la ley nos obligue a conservar, como las facturas, y solo durante el plazo legal.

Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es).

Contacto: info@wuama.ai · Wuama Labs, S.L., Portuetxe, 51, 20018 Donostia-San Sebastián (Gipuzkoa), España.